Digitaalisten järjestelmien rinnalla yrityksissä käsitellään edelleen runsaasti fyysisiä paperiasiakirjoja. Sopimukset, rahtikirjat, henkilöstöhallinnon lomakkeet ja asiakasmuistiinpanot liikkuvat työpisteiden välillä ennen arkistointia. Tietosuojavaatimukset koskevat yhtä lailla paperisia asiakirjoja kuin sähköisiä tietokantoja. Luottamuksellisten tietojen, kuten henkilötunnusten, osoitteiden tai pankkitilinumeroiden, jättäminen suojaamatta altistaa yrityksen tietosuojaloukkauksille ja sanktioille.
Tarkoitukseen suunniteltu leimasin peittää paperilla olevat luottamukselliset tiedot nopeasti, pysyvästi ja tietoturvallisesti ilman koko asiakirjan hävittämistä. Tietosuojaleimasin on siksi toimiva työkalu toimiston arjessa ja paperiasiakirjojen käsittelyssä.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja kansallinen tietosuojalainsäädäntö edellyttävät henkilötietojen luottamuksellista ja asianmukaista käsittelyä. Velvoite kattaa sähköisten järjestelmien lisäksi jokaisen toimistolla olevan paperiarkin. Hybridityössä asiakirjoja käsitellään useissa eri toimipisteissä ja kotitoimistoissa. Tämä kasvattaa riskiä paperille painettujen henkilötietojen pääsymisestä asiattomien nähtäville.
Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeiden mukaan organisaatioiden tulee poistaa tai anonymisoida henkilötiedot heti, kun säilyttämiselle ei ole laillista perustetta. Jos itse asiakirja täytyy säilyttää kirjanpito- tai sopimussyistä, mutta sen sisältämät yksittäiset henkilötiedot ovat tarpeettomia, tiedot peitetään aukottomasti. Huolimaton luottamuksellisten tietojen käsittely paperiarkistoinnissa voi johtaa tietoturvapoikkeamaan, mainehaittaan ja juridisiin seuraamuksiin.
Tavanomainen yliviivaustussi tai huopakynä ei riitä tietojen luotettavaan peittämiseen. Kynän muste saattaa kuivuttuaan jäädä kuultavaksi, jolloin teksti erottuu viistossa valossa tai korkean resoluution skannauksessa. Tietosuojakäyttöön suunniteltu leimasin peittää tiedot varmemmin erikoiskuvionsa ja -musteensa ansiosta.
Tietosuojaleimasimen toiminta perustuu tiheään kuviointiin, joka koostuu ristiin menevistä merkeistä ja symboleista. Kun kuvio painetaan tekstin päälle, alla olevat merkit peittyvät visuaalisesti. Alkuperäisiä kirjaimia ei pysty erottamaan paljaalla silmällä eikä optisilla lukulaitteilla, sillä leimaus rikkoo tekstin hahmotettavat muodot.
Leimasimissa käytettävä erikoismuste imeytyy syvälle paperin kuituihin. Tämä estää tekstin kuultamisen valoa vasten. Menetelmä toimii luotettavasti tavanomaisella tulostuspaperilla, uusiopaperilla sekä muilla toimistoissa käytettävillä paperimateriaaleilla.
Toimistolla asiakirjat hävitetään usein paperisilppurilla tai lukituilla tietoturva-astioilla. Silppuri on oikea valinta silloin, kun koko dokumentti halutaan tuhota peruuttamattomasti. Joissakin tilanteissa yksittäisten tietojen peittäminen on kuitenkin toimivampi ratkaisu.
Suttuleimasin sopii tilanteisiin, joissa asiakirja täytyy säilyttää tai lähettää eteenpäin, mutta tiettyjä kenttiä pitää anonymisoida. Jos asiakirjasta peitetään vain henkilötunnus, osoite tai asiakasnumero, koko paperin silppuaminen ja uudelleentulostus vie turhaan aikaa. Leimasimella yksittäiset tiedot peittää muutamassa sekunnissa suoraan alkuperäiseen paperiin.
| Ominaisuus | Tietosuojaleimasin | Paperisilppuri |
|---|---|---|
| Käyttötarkoitus | Yksittäisten tietokenttien peittäminen | Koko asiakirjan tuhoaminen |
| Asiakirjan säilyvyys | Asiakirjan runko jää käyttöön | Asiakirja tuhoutuu kokonaan |
| Käsittelynopeus | Välitön, 1–2 sekuntia / kenttä | Riippuu arkkimäärästä ja laitteesta |
| Kustannus ja ylläpito | Edullinen hankinta, ei sähkönkulutusta | Korkeampi hankintahinta, vaatii huoltoa |
Näiden kahden menetelmän yhdistäminen luo toimistolle selkeän tietoturvakäytännön. Tarpeettomat luottamukselliset paperit silputaan, ja arkistoitavista papereista peitetään arat tiedot leimasimella.
Itsevärjäytyvä leimasin kestää kovaa päivittäistä käyttöä. Standardikokoinen tietosuojaleimasin tuottaa yhdellä mustetyynyllä tyypillisesti 5 000–10 000 peittävää leimausjälkeä ennen tyynyn vaihtoa. Iskunkestävästä muovista ja teräksestä valmistettu runko kestää kymmeniä tuhansia käyttökertoja ja lukuisia tyynynvaihtoja.
Leimasimen pitkän käyttöiän ja tasaisen jäljen varmistamiseksi huollossa kannattaa huomioida muutama perusasia:
1. Säilytys oikeassa lämpötilassa: Säilytä leimasinta huoneenlämmössä suoralta auringonvalolta suojattuna. Kuumuus kuivattaa mustetta ennenaikaisesti.
2. Oikea leimaustekniikka: Paina leimasin tasaisesti paperia vasten ilman liikaa voimaa. Mekaniikka huolehtii oikeasta puristuspaineesta.
3. Alkuperäiset vaihtotyynyt: Käytä aina valmistajan omia vaihtotyynyjä. Vääränlaiset musteet voivat tuhota peittokuvion ja vaurioittaa laitteen kumilaattaa.
Kun leimausjälki alkaa haalistua, uusi mustetyyny palauttaa peittävyyden ennalleen. Kuluneella tyynyllä leimaamista pitää välttää, sillä haalistunut kuvio ei suojaa tietoja riittävästi.
Mustetyynyn vaihtoa saatetaan vältellä tahrojen pelossa. Nykyaikaisissa itsevärjäytyvissä laitteissa vaihto onnistuu siististi ilman suoraa kosketusta mustepintaan.
Lukitusmekanismi pitää tekstilaatan irti tyynystä vaihdon aikana, jolloin kädet ja työpöytä säilyvät puhtaina.
Lukitse leimasin: Paina leimasimen runkoa kevyesti alaspäin muutaman millimetrin verran ja kytke sivussa oleva lukitussalpa päälle.
Poista vanha tyyny: Työnnä vanha mustetyyny ulos aukostaan painamalla laitteen reunoilla olevista muovipidikkeistä. Ota kiinni tyynyn muovikuoresta, älä väripinnasta.
Aseta uusi tyyny: Poista uuden vaihtotyynyn suojakansi ja työnnä tyyny paikoilleen, kunnes se napsahtaa lukitukseen.
Vapauta lukitus: Paina leimasinta kevyesti alaspäin lukituksen vapauttamiseksi. Laite on taas käyttövalmis.
Oikein asennettu vaihtotyyny varmistaa, että leimausjälki pysyy terävänä ja peittävänä.
Sujuva paperinkäsittely pohjautuu toimiviin rutiineihin ja kunnollisiin välineisiin. Kun jokaisella työpisteellä on tietosuojaleimasin, henkilötietojen peittäminen sujuu luontevasti osana asiakirjojen käsittelyä.
Toimistoarki pyörii vaivattomasti, kun kaikki tarvittavat työkalut ja tarvikkeet saa hankittua luotettavasti samasta paikasta.
Anna meidän huolehtia toimistosi tarvikehankinnoista, jotta voit keskittyä olennaiseen. Valikoimastamme löydät laadukkaat leimasimet, vaihtotyynyt ja muut paperinkäsittelyn välineet yrityksesi arkeen. Nopea toimitus varmistaa, ettei työ katkea tarvikkeiden puutteeseen.
Please use one of the following:FireFox, Opera, Chrome. Thank you!! Close the window