Toimivassa työyhteisössä laadukkaat juomatarjoilut ovat tärkeä osa sujuvaa arkea. Hyvä kahvi ja raikkaat juomat parantavat työmukavuutta ja auttavat ylläpitämään vireyttä koko päivän. Kun suosikkijuomat ovat helposti saatavilla, tauoista muodostuu luontevia kohtaamispaikkoja. Yhteiset hetket vahvistavat tiimihenkeä ja tuovat uutta energiaa työpäivään.
Kahvihuoneen tarjoilujen hankinta vaatii kuitenkin suunnittelua. Oikeiden määrien arviointi säästää aikaa, vaivaa ja kuluja. Liian pienet tilaukset johtavat jatkuvaan puutteeseen ja ylimääräisiin kauppareissuihin, kun taas liian suuret varastot sitovat turhaan pääomaa ja tilaa. Siksi on hyödyllistä tietää, miten toimiston kahvinkulutus arvioidaan tarkasti ja millainen juomavalikoima palvelee parhaiten sekä työntekijöitä että vieraita.
Kahvitarpeen tarkka arviointi poistaa hankinnoista arvailun ja varmistaa tarjoilujen tuoreuden. Kahvi- ja paahtoyhdistyksen tilastojen mukaan suomalaiset ovat maailman kärjessä kahvinkulutuksessa: yksi henkilö kuluttaa keskimäärin noin 9 kiloa paahdettua kahvia vuodessa. Työpäivän aikana työntekijä juo toimistolla tyypillisesti 2–3 kuppia kahvia.
Kulutus on helppo muuttaa tilattaviksi kahvipaketeiksi tai -pavuiksi selkeän peruskaavan avulla. Tavallinen 500 gramman kahvipaketti riittää noin 65 kupilliseen valmista kahvia. Jos työntekijä juo keskimäärin 2,5 kuppia päivässä, hän kuluttaa kuukauden (noin 20 työpäivän) aikana yhteensä 50 kuppia kahvia. Määrä vastaa lähes yhtä täyttä kahvipakettia.
Käytännössä kahvia kuluu toimistolla hieman laskennallista määrää enemmän. Hävikkiä syntyy esimerkiksi keittimen tyhjennyksen yhteydessä, minkä lisäksi toimistovieraat ja yhteistyökumppanit kasvattavat kulutusta. Luotettava nyrkkisääntö onkin varata 1–1,5 kiloa kahvipapuja tai jauhettua kahvia kuukaudessa työntekijää kohden.
When tilausmäärät perustuvat todelliseen kulutukseen, varastointitarve vähenee ja kahvi pysyy aina tuoreena. Kaikki toimiston kahvit on helppo tilata suoraan toimipisteelle ilman ylimääräistä vaivaa.
Ammattimainen juomavalikoima huomioi sekä työntekijöiden arjen että edustustilaisuuksien tarpeet. Kahvin ohella tarvittavat kylmät juomat ylläpitävät vireyttä ja varmistavat, että jokaiselle löytyy mieluinen vaihtoehto. Juomahankinnat kannattaa jakaa kahteen ryhmään: arjen perusjuomiin ja edustustarjoiluihin.
Arjen nesteytykseen kahvihuoneessa sopivat parhaiten erilaiset kivennäisvedet ja kevyesti maustetut makuvedet. Ne tarjoavat raikkaan vaihtoehdon ilman ylimääräistä sokeria tai kofeiinia. Kokoustiloihin ja edustustilaisuuksiin puolestaan tarvitaan monipuolisempi kattaus, johon kuuluu esimerkiksi mehuja, virvoitusjuomia sekä laadukkaita vesiä.
Pakkauskoolla on suuri merkitys tarjoilujen onnistumiseen ja kustannusten hallintaan. Kokoustiloissa kannattaa suosia pieniä kokoja, kuten 0,33 litran tai 0,5 litran tölkkejä ja pulloja. Pienet pakkaukset varmistavat, että tilatut juomat työpaikalle ovat aina raikkaita, hiilihappoisia ja houkuttelevia tarjoiluhetkellä.
Moni työnantaja pohtii, miten Verohallinto suhtautuu työpaikalla tarjottaviin virvokkeisiin. Verotussäännöt ovat onneksi hyvin selkeät ja joustavat, kunhan tarjoilu pysyy tavanomaisissa rajoissa.
Verohallinnon virallisen linjauksen mukaan työnantajan koko henkilökunnalle järjestämä tavanomainen kahvi-, tee- ja virvoketarjoilu on työntekijälle verovapaa etu. Työntekijän ei tarvitse maksaa tarjoiluista ansiotuloveroa, eikä niitä katsota luontoiseduiksi. Yritykselle nämä hankinnat ovat vähennyskelpoisia liiketoiminnan kuluja, joten ne tarjoavat taloudellisesti kannattavan tavan huolehtia henkilöstön viihtyvyydestä.
Verovapauden säilyminen edellyttää, että etu on tarjolla koko henkilökunnalle tasapuolisesti ja tarjoilu tapahtuu työnantajan tiloissa työpäivän aikana. Tavalliset kahvit, virvoitusjuomat, kivennäisvedet ja pienet välipalat katsotaan tavanomaiseksi tarjoiluksi. Verotettavaksi eduksi katsotaan vasta tilanteet, joissa tarjoilu on poikkeuksellisen kallista tai se kohdistuu rajatulle henkilöryhmälle henkilökohtaisena etuna.
Kylmät juomat maistuvat parhaalta suoraan viileästä kylmälaitteesta. Moni yritys kuitenkin epäröi juomakaapin hankkimista, sillä laitteen ostaminen tai kuukausittaisen laitevuokran maksaminen tuntuu ylimääräiseltä kululta. B2B-juomahankintoihin on kuitenkin olemassa toimintamalli, jonka avulla yritys voi saada laadukkaan ja huolletun kylmälaitteen käyttöönsä ilman erillistä laitevuokraa.
Malli perustuu siihen, että kylmälaitteen saaminen sidotaan tiettyyn ostovolyymiin. Yleisen käytännön mukaan kylmäkaappi toimitetaan työpaikalle veloituksetta, kunhan yritys tilaa sovitun vähimmäismäärän juomia kuukaudessa ja pitää kaapissa vain kyseisen toimittajan tuotteita. Järjestely poistaa suorat investointikulut ja tekee kylmien virvokkeiden tarjoamisesta edullisempaa.
Kumppanuuskaappi on vaivaton ratkaisu, sillä toimittaja vastaa laitteen kuljetuksesta, asennuksesta ja huollosta. Yrityksen tehtäväksi jää ainoastaan huolehtia säännöllisistä juomatilauksista sekä kaapin täyttämisestä.
Sopiva kahvikone tai juoma-automaatti helpottaa merkittävästi toimiston arkea. Laitetta valittaessa huomio kiinnittyy usein pelkkään hankinta- tai vuokrahintaan, vaikka todelliset säästöt syntyvät aivan muista tekijöistä. Käyttömukavuuteen ja kokonaiskustannuksiin vaikuttavat erityisesti laitteen ylläpidon helppous, puhdistustarpeesta huolehtiminen sekä yksittäisen kupillisen hinta koko laitteen elinkaaren aikana.
Oikean laitteen valinta lähtee toimiston koosta. Alle 10 hengen työyhteisöissä laadukas suodatinkahvinkeitin tai kapselikone on usein kustannustehokkain ratkaisu. Pienet laitteet vievät vähän tilaa ja ovat edullisia hankkia. Samalla varmistetaan kahvin tuoreus, kun sitä valmistetaan vain tarvittava määrä kerrallaan.
Yli 15–20 hengen työyhteisöissä tilanne muuttuu. Suodatinkeittimien jatkuva lataaminen ja puhdistaminen vie huomattavan paljon työntekijöiden työaikaa. Tällöin automaattisella pesuohjelmalla varustettu papukahvikone maksaa itsensä nopeasti takaisin. Laite jauhaa pavut kupillinen kerrallaan, mikä takaa ensiluokkaisen maun ja poistaa hävikin. Automaattinen puhdistustoiminto huolehtii hygieniasta ilman manuaalista pesemistä.
Keskittämällä toimiston juoma- ja kahvihankinnat säästetään runsaasti aikaa ja vaivaa. Työntekijöiden ei tarvitse kantaa painavia juomalaatikoita ja kahvipaketteja lähikaupasta, mikä säästää työaikaa ja vähentää turhaa rasitusta. Ulkoistamalla toimitukset ammattitaitoiselle kumppanille varmistetaan, että työyhteisö voi keskittyä omiin ydintehtäviinsä.
Yhden luotettavan kumppanin malli helpottaa myös yrityksen hallintoa. Useiden erillisten kuittien ja laskujen sijaan kaikki toimiston hankinnat kootaan yhdelle laskulle, mikä suoraviivastaa kulujen seurantaa ja vähentää ostolaskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa. Meillä Priimassa on pitkä kokemus yrityspalveluista jo vuodesta 1992 lähtien, mikä takaa, että toimitukset saapuvat perille täsmällisesti ja luotettavasti juuri sovitusti.
Toimistotarvikkeiden, kahvien ja virvokkeiden hankinnan ei tarvitse olla vaikeaa. Ammattitaitoinen kumppani ymmärtää yritysten arjen vaatimukset, jolloin tilausprosessista muodostuu huomaamaton ja sujuva osa rutiineja. Kaikki tarvittavat tuotteet saapuvat yhdellä toimituksella ja ne voidaan hyllyttää suoraan toimiston kahvihuoneeseen tai varastoon.
Tilaa laadukkaat kahvit ja juomat työpaikalle suoraan verkkokaupastamme nopealla toimituksella. Säästät aikaa ja varmistat, että työntekijöillä ja vierailla on aina tarjolla raikkaita virvokkeita ja tuoretta kahvia.
Please use one of the following:FireFox, Opera, Chrome. Thank you!! Close the window